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Überquellende Aktenschränke, Aktenkeller, die aus allen Nähten platzen und stundenlanges, häufig ergebnisloses Suchen nach abgelegten Dokumenten: Kommt Ihnen das bekannt vor? Verbringen Sie auch viel zu viel Zeit mit der Pflege Ihres Archivs? Laufen die Kosten für Ihr Ablagesystem aus dem Ruder? Und hat Ihr Steuerberater Sie zu allem Übel darauf aufmerksam gemacht, dass Ihre Archivierung nicht den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme genügt und einer digitalen Betriebsprüfung nicht Stand hält?

Das alles könnte für Sie schon bald der Vergangenheit angehören. Möglich wird das durch elektronische Archivierung. Dabei werden sämtliche Papierdokumente - Belege, Urkunden, Aktenvermerke, Briefe, Zeichnungen - in digitaler Form erfasst, Platz sparend auf CD, DVD oder Festplatte gespeichert und auf Wunsch anschließend in einen elektronischen Dokumenten-Pool eingebracht, auf den im Prinzip alle Mitarbeiter per Computer zugreifen können - je nach Zugriffsrechten, versteht sich.

Der Vorteil eines solchen digitalen Archivs liegt auf der Hand: Was zuvor die stundenlange Suche in dicken Ordnern und verstaubten Regalen bedeutete, kann nach der Digitalisierung der Daten ganz einfach, bequem und schnell direkt am Arbeitsplatz per Computerrecherche erledigt werden. Das spart wertvolle Arbeitszeit und verbessert obendrein die Produktivität. Denn endlich können sich Ihre Mitarbeiter wieder voll und ganz auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Ganz gleich, ob Kleinbetrieb, Mittelständler oder Großunternehmen - die Umstellung auf ein digitales Archiv zahlt sich in der Regel sehr schnell aus.